Вы, как руководитель, задавали себе когда-нибудь вопрос: «А сколько времени я трачу ежедневно, объясняя подчиненным, что они должны делать сегодня?»
Я посчитал, что ежедневно на объяснение и прояснение текущих задач у руководителей уходит до 1,5 часов рабочего времени. Это значит, что ни руководитель, ни подчиненный в это время не производят ничего полезного.
Давайте посчитаем, сколько мы теряем времени в год на это? В году примерно 250 рабочих дней. Если их умножить на 1,5 часа, которые руководитель тратит в день на объяснение и прояснение работы, то получается 375 рабочих часов в год отсутствия производства, что составляет примерно 47 рабочих дней (375 часов делим на 8 рабочих часов в день).
Давайте пересчитаем это на деньги. Если зарплата одного сотрудника в среднем составляет 15 000 рублей в месяц (за 21 рабочий день), то потери из-за отсутствия производства одного сотрудника составят в год примерно 33 500 рублей.
А если в компании 50 человек? Потери в год уже составят 1 675 000 рублей. А если 100 человек? 3 350 000 рублей. Не трудно посчитать, сколько Вы лично теряете денег. Я не считаю ещё потери от некачественного производства и предполагаю, что за оставшееся время персонал производит то, что требуется.
Если для Вас эти потери не существенны или данная проблема решена, дальше не читайте.
Теперь давайте посмотрим на этот вопрос с другой стороны. Вы, как руководитель, задавали себе такие вопросы: «Какой процент моих сотрудников является полностью обученными своей работе, то есть на 100% знают свою работу и могут работать без того, чтобы руководитель постоянно направлял их?» «Могу ли я уехать в отпуск, например, на месяц и на предприятии ничего не изменится (в худшую сторону), каждый подчиненный будет и сможет производить тот продукт, который должен производить?»
Опросы и исследования в разных странах показали, что в среднем уровень обученности сотрудников в компаниях составляет от 40 до 60%. Зачастую, нанимая сотрудников на работу, мы не обучаем их работе, ожидая, что они сами должны знать, что нужно делать. Проходит испытательный срок, а результаты работы нового сотрудника не такие, как ожидал руководитель….. Что делает руководитель? Он нанимает нового сотрудника и картина повторяется. Расходы на зарплату растут, увеличивается количество сотрудников, руководители перегружены постоянным объяснением задач, которые необходимо выполнить. Создается мнение, что нет хороших сотрудников, или их невозможно найти.
Решение – обучать сотрудников их должностным обязанностям!
Но для того, чтобы обучить сотрудника его обязанностям, необходимо иметь обучающее руководство. Таким обучающим руководством в компании может стать ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, если она будет понятна не только руководителю, который её написал, но и сотруднику, который еще не работал в вашей компании.
Многие компании не используют в своей работе должностные инструкции, как средство для обучения сотрудников, или используют типовые должностные инструкции, просто, как приложение к трудовому договору. Многие понимают предназначение должностной инструкции, но затрудняются самостоятельно написать их для своей компании, не зная, как правильно это сделать.
Что же такое должностная инструкция?
Согласно толковому словарю русского языка, слово «инструкция» означает «свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления чего-либо». «Должностная» - означает работу, круг обязанностей, связанных с занимаемой должностью.
Получается, что должностная инструкция должна содержать информацию о том, ЧТО, в КАКОМ ПОРЯДКЕ и КАКИМ СПОСОБОМ сотрудник должен делать на своем рабочем месте. Изучив должностную инструкцию, новый сотрудник должен ПОНЯТЬ, ЧТО и КАК он должен делать на своем рабочем месте и научиться её выполнять.
Исходя из вышесказанного, можно легко догадаться, что есть и чего не хватает в типовой должностной инструкции. Как правило, там описан круг обязанностей сотрудника, то есть ЧТО он должен делать. В ней не хватает, в КАКОМ ПОРЯДКЕ, и КАКИМ СПОСОБОМ сотрудник должен выполнять свою работу. Как это принято на вашем конкретном предприятии? Конечно, иметь типовую должностную инструкцию лучше, чем не иметь ничего. Но вряд ли эта информация влияет на качество производства персонала и на наведение порядка в компании. Получается, что должностная инструкция сама по себе, а руководитель со своим персоналом и проблемами производства - сами по себе. Уверен, что каждый руководитель ежедневно проговаривает персоналу, что и как надо делать. Приходит новый персонал, и он делает это снова и снова. Не лучше ли один раз написать то, о чём говорим сотню раз. Конечно лучше, просто нужно это НАЧАТЬ И СДЕЛАТЬ.
Так что же входит в описание любой должностной инструкции?
1. НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ
2. ЦЕЛЬ (или ЗАМЫСЕЛ) данной должности. Это общее описание того, почему данная должность (работа) вообще существует, для чего она нам нужна?
3. ПОЛОЖЕНИЕ В СТРУКТУРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ – то есть, в каком структурном подразделении находится этот пост, кому непосредственно подчиняется.
4. ОБЯЗАННОСТИ – здесь перечисляются функции (действия), которые необходимо выполнять для того, чтобы воплощать ЗАМЫСЕЛ данной должности. Действия перечисляются в том порядке, в котором сотрудник их должен выполнять, а также указывается способ, которым их надо делать. В обязанностях укажите любую другу информацию, относящуюся к тому, что сотрудник должен делать, за что отвечать.
5. ПРОДУКТ данной должности – опишите, в чём заключается конечный РЕЗУЛЬТАТ работы для данной должности. Результат, который руководитель хочет ИМЕТЬ от работы сотрудника в данной должности.
6. СТАТИСТИКА(и) поста – опишите, каким образом можно будет измерить ПРОДУКТ (РЕЗУЛЬТАТ) данной должности.
Конечно, я повторюсь, у большинства компаний есть описанные должностные инструкции. Но проблема состоит в том, что в них не указывают, в чем состоит ПРОДУКТ и СТАТИСТИКИ этой должности. А это именно то, в чем руководитель заинтересован больше всего - в РЕЗУЛЬТАТАХ труда и как эти результаты выглядят в цифрах, чтобы видеть производство каждого сотрудника идет вверх, топчется на одном месте или идет вниз.
Попробуйте написать должностную инструкцию по такой схеме?
Когда должностная инструкция будет написана, вам останется решить вопрос с обучением персонала. К каждой должностной инструкции можно добавить программу изучения этой инструкции, которую надо продумать и написать заранее. В ней указать шаги, которые необходимо выполнить сотруднику, чтобы он мог изучить эту должностную инструкцию. Шаги должны содержать теоретические задания, которые чередуются с практическими заданиями (упражнениями, тренировками, ролевыми играми).
Если в компании будет обученный менеджер, который сможет обучать новый и имеющийся персонал, то Вы решите проблему, которая описана выше.
Когда я писал первую должностную инструкцию, мне не хватало образца, хотя бы одной инструкции, на которую можно было обратить свое внимание или хотя бы показать своим сотрудникам, которые смогли бы написать подобное. Сейчас этот вопрос решён, решение здесь:
http://www.nkvclub.ru/content/view/635/82/
